Déclaration de protection des données de Union Swiss Brokers Holding AG

Bureau de protection des données

Le responsable du traitement des données décrit ici est Union Swiss Brokers, Lyssachstrasse 9, 3400 Burgdorf. Si vous avez des préoccupations en matière de protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l’adresse suivante:

e-mail: burgdorf@unionsb.ch

Collecte et traitement des données personnelles

Nous traitons principalement les données personnelles (par exemple, les coordonnées telles que le nom, le lieu de résidence et l’adresse e-mail, les préférences, etc.) que nous recevons dans le cadre de notre relation commerciale avec nos clients et autres partenaires commerciaux, ou que nous collectons auprès des utilisateurs de nos sites web, applications et autres services.

Dans la mesure où cela est autorisé, nous obtenons également certaines données de sources accessibles au public (par exemple, registres des poursuites, registres fonciers, registres du commerce, presse, internet) ou les recevons d’autres entreprises, autorités et tiers (comme des fournisseurs d’adresses). Outre les données que vous nous fournissez directement, les catégories de données personnelles que nous recevons de tiers à votre sujet comprennent notamment:

informations provenant de registres publics, informations obtenues dans le cadre de procédures administratives et judiciaires, informations relatives à vos fonctions et activités professionnelles (afin de conclure et exécuter des transactions avec votre employeur), informations vous concernant issues de correspondances et de réunions avec des tiers, informations sur votre solvabilité (si nous traitons des transactions avec vous personnellement), informations vous concernant, fournies par des personnes de votre entourage (famille, conseillers, représentants légaux, etc.), afin de conclure ou exécuter des contrats avec vous, informations issues des médias et d’internet vous concernant (si cela est pertinent dans un cas spécifique, par exemple pour une candidature, un suivi de presse, du marketing/ventes, etc.), vos adresses, centres d’intérêt et autres données sociodémographiques (pour le marketing), données relatives à l’utilisation du site web (par exemple, adresse IP, adresse MAC de votre smartphone ou ordinateur, informations sur votre appareil et ses paramètres, cookies, date et heure de la visite, pages et contenus consultés, fonctions utilisées, site web de référence, informations de localisation).

Nous collectons également des données personnelles en dehors de l’utilisation du site web.

Objectifs du traitement des données

Nous utilisons les données personnelles que nous collectons principalement pour conclure et exécuter nos contrats avec nos clients et partenaires commerciaux, notamment dans le cadre de consultations en matière d’assurances de biens et de personnes, de l’élaboration d’offres de produits d’assurance, de la conclusion de contrats d’assurance, des relations commerciales avec nos clients et de l’achat de services auprès de nos entreprises partenaires dans le domaine des assurances et de la prévoyance, ainsi que pour remplir nos obligations légales en Suisse et à l’étranger. Si vous travaillez pour un tel client ou partenaire commercial, vos données personnelles peuvent également être concernées dans cette fonction.

En outre, nous traitons vos données personnelles ainsi que celles d’autres personnes, dans la mesure où cela est autorisé et nous semble approprié, également pour les finalités suivantes, dans lesquelles nous (et parfois des tiers) avons un intérêt légitime correspondant à la finalité:

- offre et développement de nos services, prestations et plateformes (sites web, applications, etc.) sur lesquelles nous sommes présents;

- communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (par exemple, candidatures, demandes des médias);

- vérification et optimisation des procédures d’analyse des besoins à des fins de contact direct avec les clients, ainsi que collecte de données personnelles à partir de sources accessibles au public en vue d’acquérir de nouveaux clients;

- publicité et marketing (y compris l’organisation d’événements), dans la mesure où vous avez consenti à l’utilisation de vos données à cette fin ou n’y avez pas objecté (si nous vous envoyons de la publicité en tant que client existant, vous pouvez vous y opposer à tout moment; nous vous inscrirons alors sur une liste de blocage);

- études de marché et sondages d’opinion, surveillance des médias;

- exercice et défense de droits légaux dans le cadre de litiges judiciaires et de procédures administratives;

- prévention et enquête sur les infractions et autres comportements répréhensibles (par exemple, enquêtes internes, analyses de données pour lutter contre la fraude);

- garantie du bon fonctionnement de notre entreprise, en particulier en ce qui concerne l’informatique, nos sites web, nos applications et autres plateformes;

- vidéosurveillance pour faire respecter le droit de propriété ainsi que d’autres mesures de sécurité informatique, de sécurité des bâtiments et des installations, et protection de nos employés, de tiers ainsi que des biens nous appartenant ou nous étant confiés (par exemple, contrôles d’accès, listes de visiteurs, scanners de réseau et de courriels, enregistrements téléphoniques);

- achat et vente de secteurs d’activité, d’entreprises ou de parties d’entreprises, ainsi que d’autres transactions de droit des sociétés, y compris le transfert de données personnelles et la mise en œuvre de mesures de gestion d’entreprise, et, dans la mesure nécessaire, le respect des obligations légales et réglementaires ainsi que des directives internes de Union Swiss Brokers.

Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement pour traiter vos données personnelles à des fins spécifiques (par exemple, lors de votre inscription à une newsletter ou pour un contrôle d’antécédents), nous traitons vos données personnelles sur la base de ce consentement, à moins que nous ne disposions d’une autre base légale. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués.

Newsletter

Nous vous offrons la possibilité de vous abonner à notre newsletter. Pour l’inscription, nous avons besoin de votre adresse e-mail afin de vérifier, à l’aide d’une procédure dite de double opt-in, si vous êtes le ou la titulaire de l’adresse e-mail indiquée et si vous acceptez de recevoir la newsletter. Vos données seront utilisées exclusivement pour l’envoi de la newsletter. L’inscription à la newsletter et le consentement associé à la conservation de vos données peuvent être révoqués à tout moment via le lien «Se désabonner» dans la newsletter.
 

Nous utilisons le service en ligne HubSpot pour l’envoi de nos newsletters. Pour recevoir la newsletter, une adresse e-mail valide est nécessaire, laquelle est transmise à HubSpot lors de l’inscription avec la civilité, le prénom et le nom ainsi que votre adresse IP. Les newsletters enregistrent également de manière personnalisée si une newsletter a été ouverte et quels liens ont été cliqués. Ces données permettent de vérifier la qualité et d’améliorer notre newsletter.

Pour plus d’informations sur la protection des données chez HubSpot, veuillez consulter le lien suivant: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

Cookies/suivi et autres technologies en lien avec l’utilisation de notre site web
Nous utilisons généralement des «cookies» et des techniques similaires sur nos sites web et nos applications. Ceux-ci permettent d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre ordinateur ou automatiquement stocké par le navigateur web utilisé sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez notre site web ou installez notre application. Lorsque vous revisitez le site web ou utilisez notre application, nous pouvons ainsi vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes. En plus des cookies qui sont utilisés uniquement pendant une session et supprimés du site web après votre visite («cookies de session»), des cookies peuvent également être utilisés pour stocker vos paramètres et d’autres informations pendant une certaine période (par exemple, deux ans) («cookies permanents»). Vous pouvez cependant configurer votre navigateur de manière à ce qu’il refuse les cookies, les stocke uniquement pour une session ou les supprime avant l’échéance prévue. La plupart des navigateurs sont configurés par défaut pour accepter les cookies. Nous utilisons des cookies permanents pour que vous puissiez enregistrer vos paramètres (par exemple, langue, connexion automatique), pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et contenus, et pour vous afficher des offres et publicités adaptées à votre personne (ce qui peut également se produire sur les sites web d’autres entreprises; celles-ci ne sauront cependant pas qui vous êtes, à moins que nous le sachions nous-mêmes, car elles voient seulement que le même utilisateur est présent sur leur site web après avoir visité une certaine page chez nous). Certains cookies sont placés par nos soins, d’autres par des partenaires contractuels avec lesquels nous collaborons. Si vous bloquez les cookies, certaines fonctionnalités (comme la sélection de la langue, l’envoi de formulaires ou le téléchargement de fichiers) peuvent ne plus fonctionner.

Nous intégrons dans nos newsletters et autres e-mails marketing, dans la mesure où cela est autorisé, des éléments d’image visibles et invisibles, dont le chargement à partir de nos serveurs nous permet de déterminer si et quand vous avez ouvert l’e-mail. Cela nous aide à mesurer et mieux comprendre l’utilisation de nos offres afin de les adapter à vos besoins. Vous pouvez empêcher cela dans les paramètres de votre programme de messagerie; la plupart des programmes sont configurés par défaut pour bloquer ce suivi.

Nous utilisons parfois Google Analytics ou des services similaires sur nos sites web. Il s’agit d’un service fourni par des tiers, qui peuvent se trouver dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google Analytics, il s’agit de Google Ireland (basé en Irlande), qui s’appuie sur Google LLC (basé aux États-Unis) en tant que sous-traitant (tous deux «Google»), www.google.com), et qui nous permet de mesurer et d’évaluer l’utilisation du site web (de manière non personnalisée). Des cookies permanents sont également utilisés à cet effet, et sont placés par le prestataire de services. Nous avons configuré le service de manière à ce que les adresses IP des visiteurs soient raccourcies par Google en Europe avant d’être transférées aux États-Unis, empêchant ainsi toute identification. Nous avons désactivé les paramètres «partage de données» et «signals». Bien que nous supposions que les informations que nous partageons avec Google ne constituent pas des données personnelles pour Google, il est possible que Google tire des conclusions sur l’identité des visiteurs à partir de ces données, établisse des profils personnels et associe ces données aux comptes Google de ces personnes. Si vous vous êtes enregistré(e) auprès du prestataire de services, celui-ci vous connaît également. Le traitement de vos données personnelles par le prestataire relève alors de sa propre responsabilité et est soumis à ses politiques de protection des données. Le prestataire nous informe uniquement sur l’utilisation de notre site web (sans informations personnelles vous concernant).

Union Swiss Brokers utilise Hubspot CRM sur son site web. Le fournisseur est Hubspot Inc., 25 Street, Cambridge, MA 02141, USA (ci-après «Hubspot CRM»). À chaque accès à la plateforme Union Swiss Brokers intégrant la fonction Hubspot, une connexion aux serveurs de Hubspot est établie.

Hubspot est un logiciel d’automatisation du marketing qui permet à Union Swiss Brokers, entre autres, d’analyser l’utilisation des plateformes. Hubspot permet à Union Swiss Brokers de gérer les utilisateurs existants et potentiels ainsi que leurs contacts. Grâce à Hubspot, Union Swiss Brokers peut enregistrer, trier et analyser les interactions des utilisateurs sur différents canaux (e-mail, réseaux sociaux ou téléphone). Les données personnelles collectées peuvent être évaluées et utilisées pour la communication avec l’utilisateur potentiel ou à des fins de marketing. Union Swiss Brokers a un intérêt légitime à une gestion et une communication des utilisateurs aussi efficaces que possible.

Lors de votre première visite sur notre site web, vous serez informé(e) de la conservation et du traitement des données personnelles et invité(e) à accepter cette condition. Si vous refusez, vos informations ne seront pas collectées lors de la visite de ce site web. Un cookie unique sera utilisé dans votre navigateur pour mémoriser que vous ne souhaitez pas être suivi(e).

Nous utilisons également des plug-ins de réseaux sociaux tels que Facebook ou Instagram sur nos sites web. Ceux-ci sont visibles pour vous (généralement par des icônes correspondantes). Nous avons configuré ces éléments de manière à ce qu’ils soient désactivés par défaut. Si vous les activez (en cliquant dessus), les opérateurs des réseaux sociaux respectifs peuvent enregistrer que vous êtes sur notre site web, où vous vous trouvez, et utiliser ces informations à leurs propres fins. Le traitement de vos données personnelles relève alors de la responsabilité de cet opérateur, conformément à ses politiques de protection des données. Nous ne recevons aucune information vous concernant de sa part.

Communication des données et transfert de données à l’étranger

Dans le cadre de nos activités commerciales et des finalités mentionnées au point 3, nous communiquons également des données à des tiers, dans la mesure où cela est permis et nous semble approprié, soit parce que ces derniers les traitent pour notre compte, soit parce qu’ils souhaitent les utiliser à leurs propres fins. Il s’agit notamment des destinataires suivants:

- nos prestataires de services (comme les banques, les compagnies d’assurance), y compris les sous-traitants (comme les fournisseurs de services informatiques);

- commerçants, fournisseurs, sous-traitants et autres partenaires commerciaux;

- clients;

- autorités nationales et étrangères, offices ou tribunaux;

- médias;

- public, y compris les visiteurs de sites web et des réseaux sociaux;

- concurrents, organisations sectorielles, associations, organisations et autres instances;

- acquéreurs ou personnes intéressées par l’acquisition de secteurs d’activité, de sociétés ou d’autres parties de Union Swiss Brokers;

- autres parties impliquées dans des procédures judiciaires potentielles ou en cours.

Ces destinataires se trouvent en partie en Suisse, mais peuvent être situés n’importe où dans le monde. Vous devez notamment vous attendre à ce que vos données soient transférées dans tous les pays d’Europe ainsi qu’aux États-Unis, où se trouvent les prestataires de services que nous utilisons (comme Microsoft).

Précision sur les destinataires des données aux États-Unis et mesures de protection malgré l’absence d’un niveau de protection des données adéquat.

Afin d’assurer une protection adéquate de vos données personnelles, nous avons mis en place certaines mesures avec nos destinataires de données aux États-Unis. Ces mesures de protection comprennent:

- clauses contractuelles types: des clauses contractuelles types ont été mises en place afin de garantir que le transfert de vos données respecte les normes de protection des données;

- Privacy Shield (le cas échéant): si applicable, le transfert des données s’effectue conformément aux principes de l’accord Privacy Shield avec les États-Unis, dans la mesure où celui-ci est juridiquement contraignant;

- mesures de sécurité supplémentaires: en complément des clauses contractuelles types et d’autres mécanismes juridiques, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer une protection efficace de vos données.

Malgré ces mesures de protection, nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que l’absence d’un niveau de protection des données adéquat aux États-Unis comporte certains risques. Nous vous recommandons donc de lire attentivement nos politiques de protection des données et de nous contacter en cas de questions ou d’incertitudes.

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données personnelles et continuerons à suivre de près les évolutions du droit de la protection des données afin de mettre en œuvre, si nécessaire, des mesures de protection supplémentaires.
 

Durée de conservation des données personnelles

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour d’autres finalités poursuivies par le traitement, c’est-à-dire, par exemple, pendant toute la durée de la relation commerciale (de l’initiation à la fin d’un contrat, en passant par son exécution) ainsi qu’au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Il est possible que les données personnelles soient conservées pendant la période où des réclamations peuvent être formulées à l’égard de notre entreprise et dans la mesure où nous y sommes légalement tenus ou que des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (par exemple, à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, elles sont en principe supprimées ou anonymisées dans la mesure du possible. Pour les données opérationnelles (par exemple, les journaux système, logs), des périodes de conservation plus courtes de douze mois ou moins s’appliquent en principe.

Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et tout abus, telles que l’émission de directives, des formations, des solutions de sécurité informatique et réseau, des contrôles et des restrictions d’accès, le chiffrement des supports de données et des transmissions, la pseudonymisation ainsi que divers contrôles.

Profilage et prise de décision automatisée

Nous traitons vos données personnelles de manière partiellement automatisée afin d’évaluer certains aspects personnels (profilage). Nous utilisons le profilage notamment pour vous informer et vous conseiller de manière ciblée sur nos produits. Nous recourons à des outils d’évaluation qui nous permettent une communication et une publicité adaptées aux besoins, y compris des études de marché et d’opinion.

En règle générale, nous n’utilisons pas de prise de décision individuelle entièrement automatisée pour l’établissement et l’exécution de la relation commerciale ou pour d’autres finalités (comme prévu à l’art. 21 LPD). Si nous devons recourir à de telles procédures dans des cas spécifiques, nous vous en informerons séparément, dans la mesure où cela est légalement requis, et nous vous expliquerons les droits qui y sont associés.

Droits de la personne concernée 

Dans le cadre de la LPD, vous avez le droit d’être informé(e) sur le traitement de vos données ainsi que sur le droit d’accéder à vos données personnelles et d’en obtenir une copie. Le cas échéant, vous avez également le droit de demander la rectification, la suppression et la limitation du traitement de vos données. De plus, vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données personnelles, en particulier à des fins de publicité et de marketing. Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit d’invoquer les restrictions légales prévues, notamment lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, lorsque nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons nous en prévaloir) ou lorsque nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Si des frais sont à votre charge, nous vous en informerons à l’avance. Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec des accords contractuels et entraîner des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des coûts supplémentaires. Le cas échéant, nous vous en informerons à l’avance, sauf si cela est déjà réglé contractuellement.

L’exercice de ces droits suppose généralement que vous prouviez clairement votre identité (par exemple, en fournissant une copie de votre pièce d’identité, lorsque votre identité n’est pas évidente ou ne peut être vérifiée). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au point 1.

Toute personne concernée a également le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).

Modifications

Nous pouvons modifier cette déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. La version en vigueur est celle publiée sur notre site web. Dans la mesure où cette déclaration de protection des données fait partie d’un accord avec vous, nous vous informerons des mises à jour par e-mail ou par tout autre moyen approprié.